Мир диджитала развивается, количество задач увеличивается, но сутки не становятся длиннее. Казалось бы, все теории тайм-менеджмента известны, есть крутые сервисы, таск-трекеры, вселенская синхронизация календарей и всех устройств. Но дедлайны по-прежнему горят, сроки сдвигаются, проекты проваливаются, крутые инфоповоды пролетают мимо…
Как такое происходит, если вы прочитали все книги про эффективную эффективность? Дело в том, что одного чтения мало, нужно внедрять прочитанное.
В статье поговорим о практической стороне тайм-менеджмента. Я подобрала самые популярные методики наших специалистов и рассказала, как их внедрить в профессиональную жизнь. Вдохновляйтесь и следите за временем по умолчанию.
Матрица Эйзенхауэра
Самый известный подход к планированию работы над задачами, автором которого является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Кому, как не президенту, знать о важности тайм-менеджмента!
Суть метода
Все дела нужно распределить по срочности и важности на 4 квадрата:
- Важно и срочно: сюда относятся дела, которые горят. Жить со списком дел в формате аврала тяжело, поэтому следите, чтобы в этом квадрате было как можно меньше задач.
- Важно, но несрочно: это основная часть работы, которая ведёт вас к цели. Дела, которым нужно посвятить максимум времени. С задачами из этой группы нужно быть аккуратными, часто они бывают долгосрочными. Старайтесь не замедлять темп, думая, что времени «вагон». Выполняйте всё в спокойном ритме и следите, чтобы эти дела не перешли в разряд срочных.
- Неважно, но срочно: это ситуативные мелкие дела, которые не приближают вас к цели. Из-за срочности они вырывают вас из рабочего потока и крадут ваше время. Эти задачи делают только ради того, чтобы сделать: внезапные созвоны, совещания по «очень важным вопросам» с бесконечными разговорами и т. д. Если эти задачи можно делегировать, делайте это.
- Неважно и несрочно: дела, от которых можно отказаться. Умейте говорить «нет».
Как я распределяю свои задачи на день с помощью матрицы Эйзенхауэра:
| Важно и срочно | Важно, но несрочно |
Задачи:
Примечание: я должна быть готова к экстренным ситуациям и сразу отрабатывать ошибки. |
Задачи:
Примечание: для этих задач я обязательно обозначу промежуточные этапы и срок выполнения, чтобы они не перешли в первый квадрат. |
| Неважно, но срочно | Неважно и несрочно |
Задачи:
Примечание: чтобы дела не стояли на месте, на митинг можно отправить коллегу, которому это будет интересно и полезно. |
Задачи:
Примечание: данные нужны для выступления моего коллеги. Возможно, стоит убедить его использовать более свежие кейсы или передать задачу стажёру, чтобы он научился собирать статистику. |
Как внедрить
Чтобы этот метод работал, нужно быстро и чётко распределять задачи по матрице. Главное, определите для себя критерии важности и срочности. Например:
Эта задача будет актуальна завтра? Да — несрочно, нет — срочно.
От выполнения задачи зависит реализация проекта? Да — важно, нет — неважно.
Пара тренировок — и вы будете раскидывать дела по матрице за пару минут.
Возьмите за правило заполнять матрицу в начале каждой недели, если планируете дела на 7 дней вперёд. Или составляйте таблицу каждое утро, чтобы получить план на день.
Метод «Помодоро»
Этот способ придумал Франческо Чирилло. Во время учёбы в институте у него были проблемы с успеваемостью. Чтобы исправить ситуацию, Франческо воспользовался обычным кухонным таймером в виде помидора. Он выделял отрезки времени («помидоры» — в честь таймера) для максимальной концентрации и не отвлекался на посторонние дела.
Суть метода
Выделяем отрезок времени, в который мы будем максимально продуктивно работать с задачей и ни на что не отвлекаться. Оцените свои силы и определите оптимальный интервал для себя: 25, 30 или 40 минут. Обязательно отдыхайте 5–10 минут между этими интервалами, а когда отработаете 4 помидора, устройте перерыв в 30 минут. В это время делайте то, что хотите: откройте Инстаграм или выпейте кофе.
Как внедрить
Техника «Помодоро» подойдёт тем, у кого в работе практически нет спонтанных внешних воздействий: телефонных звонков, посетителей или внезапных задач.
Если вы готовите предложение для клиента и не отвлекаетесь на мессенджеры или кофе, за 40 минут реально продумать ключевые разделы и тезисы презентации. Отдохните 10 минут — и дальше добавляйте в презентацию пояснения, картинки, гифки. Так каждый отрезок времени пройдёт с максимальной пользой, и за 3 помидора будет готово отличное коммерческое предложение.
Чем больше таких помидорных интервалов в день вы сделали, тем ближе к успеху.
«Помодоро» — популярная техника тайм-менеджмента. В интернете можно найти много специальных приложений или расширений, где пользователь прописывает задачи и задаёт комфортные для себя временные отрезки.
Приложения для Android:
Приложение для iOS:
Сервисы:
Метод Феррисса
Автор книги «Как работать 4 часа в неделю» Тимоти Феррисс предлагает использовать технику планирования «1–3–5», где цифры — количество задач. Нужна небольшая тренировка, чтобы вы сразу смогли определять место для каждой задачи.
Суть подхода
Берём в работу девять задач (так надо!). Составляем список и распределяем их по срочности и приоритету:
- 1 — одна важная и глобальная задача на день;
- 3 — три задачи среднего масштаба;
- 5 — пять мелких задач, которые важно успеть сделать в течение дня.
Этот метод учит брать на себя столько задач, сколько возможно выполнить без стресса и срыва дедлайна. Не геройствуйте, не стоит работать над тремя глобальными задачами одновременно.
Как внедрить
Используйте ежедневник, заметки или ваш рабочий таск-менеджер. Идите по списку и выберите 9 задач, которые вы точно сделаете сегодня. Например:
- 1 — составить общее ТЗ проекта. Дело объёмное и важное, ставим его ключевым на этот день.
- 3 — задачи, которые необходимо сделать/проконтролировать, чтобы дела не стояли на месте: проверить отчёт отдела продаж, скорректировать планы на месяц, согласовать дизайн сайта с подрядчиком, актуализировать диаграмму Ганта и обсудить корректировку сроков с клиентом.
- 5 — дела, которые нужно сделать и идти дальше: созвон, отправить заявку на конференцию, обсудить с дизайнерами фидбек клиента и т. д.
Если успеваете больше задач, постепенно расширяйте список.
«Ешьте лягушку на завтрак»
Не волнуйтесь, никого есть не нужно. Здесь «лягушка» — это задача, которую вы не хотите выполнять по разным причинам — она может быть трудоёмкой, нудной или просто вам не нравиться.
Суть метода
Выработайте привычку делать в первую очередь задачи, которые вам не нравятся. Мысли о них постоянно отвлекают от работы и висят «камнем на шее». Поэтому, как только вы от них избавитесь, почувствуете свободу и силы для выполнения новых задач.
Как внедрить
Составьте список задач на день. Выделите те, которые вводят вас в уныние, выдохните и начинайте их выполнять.
Например, я не люблю собирать объёмные отчёты по спецпроектам из нескольких источников. Но без отчёта я не пойму эффективность работы своей команды, поэтому это дело важное. Открою Google Analytics и начну с утра пораньше.
«Делите слона на бифштексы»
В процессе применения этого метода ни одно животное не пострадало. «Слон» в данном случае — объёмная работа, которую необходимо выполнить.
Суть метода
Часто объём работы ужасает, и мы не можем даже начать что-то делать. «Как съесть слона? Он ведь такой огромный!» Разбиваем глобальную задачу на маленькие подзадачи — делим слона на бифштексы. Когда есть маленькие чёткие шаги, всё становится понятней и планировать время гораздо проще.
Как внедрить
Например, есть глобальная задача — провести моментальную распродажу для подписчиков интернет-магазина. С чего начнём? Пропишем все этапы работы и определим сроки:
- определить механику распродажи — 1 день;
- описать условия сегментации — 1 день;
- проработать прототип дизайна кампании — 3 дня;
- составить ТЗ на разработку писем — 2 дня и т. д.
Это и есть те самые «бифштексы» — чёткие шаги к выполнению большой задачи. Далее я постепенно выполняю каждый пункт этого списка.
Общие рекомендации по тайм-менеджменту
Необязательно выбирать какой-то метод и строго придерживаться его. Достаточно помнить универсальные правила тайм-менеджмента:
- Совмещайте методики и ищите удобный для вас подход. Все способы отлично дополняют друг друга. Например, заводите таймер «Помодоро» на дела из первого квадрата матрицы Эйзенхауэра. Или начинайте рабочий день с «лягушки», а потом составляйте список Феррисса «1–3–5». Это поможет максимально собраться и не доводить до аврала.
- Ключ к успеху — системный подход, только тогда тайм-менеджмент даст результат. Если вы составляете матрицу или работаете по «помидорам», делайте это регулярно. Методы не работают раз в месяц.
- Не стройте планов на месяцы вперёд. Небольшой список дел на день или неделю гораздо ближе к реальности, чем красивые бесконечные записи в вашем лучшем ежедневнике.
- И главное: мы всегда думаем, что сделаем всё быстро и хорошо, но на самом деле это не так! Следите за дедлайнами, не обещайте многого и учитывайте риски.
Тайм-менеджмент — это в первую очередь привычка, которую нужно выработать. Ищите свой способ, пробуйте разные подходы. Чем комфортнее будут эти подходы, тем проще следить за временем и задачами.
Загрузка...
